給与計算をアウトソーシングするメリットは？デメリットや代行をお願いする場合の相場を確認

給与計算のアウトソーシングとはどのようなものでしょうか。

給与計算のアウトソーシングとは

給与計算のアウトソーシングとは、給与の計算や年末調整といった事務の代行をするサービスのことをいいます。
給与計算には、単に基本給の計算を行うのみではなく、次のような計算が必要となります。

これらの事務は従業員の数だけ必要となるので、従業員が少ないうちは対応が可能でも、従業員が増えてくると少ない人数では対応が難しくなるケースもあります。
また会社の規模が大きくなるにつれ、様々な職種・勤務形態の従業員が増えることになります。

これに伴い、給与体系が異なったり、時給・時間外労働手当の計算方法が異なったりすることもあり、負担となります。
従業員への給与の支払いは、会社の基本的な業務であり、人事労務に関する法規は非常に複雑で難解ですが、ミスをするわけにはいきません。
そこで、給与計算についての専門的な知識を持っている会社へのアウトソーシングが役に立ちます。

給与計算のアウトソーシングではどのようなことを依頼できる？

給与計算のアウトソーシングではどのようなことを依頼できるのでしょうか。

給与計算の代行

給与計算アウトソーシングでは、給与計算の代行を依頼することができます。
基本給や残業代・所得税・社会保険料・住民税の計算までが含まれます。
また中には従業員に交付される給与明細に関する事務の代行も行っている場合があり、この場合明細の作成や印刷・封筒への封入、従業員への郵送なども行ってもらえることになります。

給与の振込・納税の代行

ネットバンキングで給与振込に使うデータを作成したり、振込・納税の代行をしたりしてもらえます。
このサービスについては、給与計算の代行に追加するという形での依頼をすることが多いです。

年末調整の代行

年末調整とは、その年最後の給与支払いの際に行われる、所得税等の過不足を精算する手続きのことをいいます。
所得税に関しては毎月の給与から源泉徴収されます。
しかし、所得税には住宅ローン控除や医療費控除など、個人の事情に応じた控除制度が設けられており、源泉徴収されている額よりも実際に納める所得税が少ないようなケースもあります。
年末調整は、源泉徴収を行った額と、実際に納める額の過不足の調整を行うもので、年末調整を行わない場合には、所得税法242条で1年以下の懲役または50万円以下の罰金に処せられる可能性もあり、重要な業務です。
個々の従業員に応じた対応が必要であるにもかかわらず、年末時期に一斉に行うことになり、人事の業務を圧迫することも珍しくありません。
年末調整の計算にあわせて、控除の申告をするための書類の封入・送付、申告書の内容をチェックすること、従業員からの問い合わせに対応すること、源泉徴収票や支払報告書、法定調書合計表などの各種必要書類を作成し提出代行すること、なども業務として行うことがあります。

住民税の更新の代行

住民税は前年の1月から12月の所得に応じて納付の額が決められます。そこで、前年の所得と住民税の額を計算しなおす住民税の更新が、毎年5月から6月頃に行われます。
こちらも年末調整と同様に、限られた期間の中で全従業員分を行う必要があり、人事の業務を圧迫する可能性があります。
住民税の更新の代行も給与計算のアウトソーシングとして依頼が可能です。

どのくらいの会社が給与計算のアウトソーシングを使っている？

シンクタンクの株式会社矢野経済研究所によると、2014年において日本の企業の約20％が給与計算アウトソーシングを利用しているとされています。
その後マイナンバー制度など税金に関わる手続きが複雑化しており、給与計算アウトソーシングの需要はさらに高まっているといえるでしょう。

	労働者負担	雇用主負担	雇用保険料率
一般の事業	5/1000	8.5/1000	13.5/1000
農林水産・清酒製造の事業	6/1000	9.5/1000	15.5/1000
建設の事業	6/1000	10.5/1000	16.5/1000

アウトソーシングの利用を検討すべきなのは、会社がどのくらいの規模になったときなのでしょうか。

従業員が20人を超えるような場合

従業員が20人を超えるような場合には、給与計算のアウトソーシングサービスの利用を検討しましょう。
もちろん会社や人事を担当する人のスキルにもよるのですが、20人を超えるような会社の規模ともなると、職種の数も豊富になり、給与体系が異なる人も増える頃です。
この程度の規模の会社である場合には、人事の担当をしている人は総務・経理などのバックオフィス業務を兼任していることも多く、業務を圧迫する可能性が高いといえます。

給与計算等をスムーズ・正確に行いたいのであれば従業員が少ないときからでも

従業員が20人を超えていない場合でも、給与計算について正確に行いたいのであれば、早めの段階から給与計算のアウトソーシングを導入しましょう。
従業員が少ないうちに、人事に特化したスキルをもっている人を採用することは難しいです。
そのため、総務・法務・経理などのバックオフィス業務全般を一人の担当者が担当している状態であることも珍しくありません。
給与計算・年末調整などは非常に仕組みが複雑で、書籍を参照しながら行うような場合には非常に時間がかかってしまい、間違ってしまうことも珍しくありません。
給与計算等をスムーズに正確に行いたいのであれば、給与計算アウトソーシングを利用するのが良いでしょう。

給与計算アウトソーシング先を選ぶ場合のポイント

給与計算アウトソーシング先を選ぶ際のポイントとなるのは次のような事項です。

給与計算に関する専門性があるかどうか

給与計算に関する専門性があるかどうかは、最も確認すべきポイントです。
給与計算は単なる事務ではなく、専門性が高い事務になります。
そのため、アウトソーシングするにあたって、専門性がある会社に依頼することが欠かせません。

依頼においての柔軟性や対応のスピード

給与計算のアウトソーシングをするにあたって、依頼にどの程度柔軟に対応してもらえるか、どれくらいのスピードで依頼内容に対応してもらえるかを確認しましょう。
当然ですが、給与計算が間に合わずに給与の振込日に振込ができない、という事態は避けなければなりません。
そのためにも、どれくらいのスピードで依頼した内容を行ってくれるのか、急ぎの対応を依頼した際に柔軟に対応をしてくれるのか、といったことを確認しておくようにしましょう。

情報管理体制はどのようになっているか

給与計算のアウトソーシングは、従業員の給与という個人情報を預けることになります。
そのため、情報管理体制がしっかりしているかをチェックすべきでしょう。
情報管理体制は、プライバシーマークの取得をしているかなどをチェックすることで確認が可能です。

どれくらいの費用がかかるのか

給与計算アウトソーシングの利用によりどのくらいの費用がかかるのかは選別のポイントです。
現状の価格はもちろんですが、これから従業員が増えてくることが想定できるような場合には、人が増えた場合のコストパフォーマンスに優れているかも確認しましょう。

労災保険

業務や通勤が原因の怪我・病気に対して給付を行う制度が労災保険です。
怪我や病気の治療に必要な費用を支給する療養給付、仕事を休んだことに対して給付を行う休業給付、怪我や病気で後遺障害が残った場合の障害給付、遺族に対する遺族給付などを受けることができます。

社会保険は狭義の社会保険と労働保険に分類される

社会保険は、健康保険・厚生年金・介護保険の3つを合わせて狭義の社会保険と、雇用保険と労災保険のことを労働保険と呼んで分類することがあります。

記載事項についての解説

就業規則に記載する事項について、特に注意すべき点は次の通りです。

必要的記載事項は全項目記載する

就業規則において必ず記載しなければならない事項のことを必要的記載事項と呼んでいます。

これらの事項が記載されていない就業規則を作成しても、労働基準法89条に規定されている就業規則を作成したといえないことになるので、必ず記載します。
モデル就業規則にはこれらを踏まえて多数記載がされています。
例えば、20条は次のような項目が記載されています。

（休日）
第20条　休日は、次のとおりとする。
①土曜日及び日曜日

②国民の祝日（日曜日と重なったときは翌日）

③年末年始（１２月　　日～１月　　日）

④夏季休日（　　月　　日～　　月　　日）

⑤その他会社が指定する日

2.業務の都合により会社が必要と認める場合は、あらかじめ前項の休日を他の日と振り替えることがある。

土日祝日を休みとする会社の記載例です。
年末年始・夏季休日については、会社の実情に応じて記載します。
普段は土日祝日ですが、土日祝日に勤務が必要になることに備えて、2項のように休日の振り替えについての記載を置くようにします。

会社の事情に応じて相対的記載事項を記載する

絶対的記載事項のほかに、特定の取り決めをする際には記載しておかなければならない事項のことを相対的記載事項といいます。
主な相対的記載事項には次のものがあります。


会社でこれらの定めをする場合には、就業規則に記載するようにしましょう。
安全・衛生についての定め、災害補償や業務外の疾病扶助、従業員に懲戒処分をするための制裁の定めはほとんどの就業規則で記載されるので、モデル就業規則を参考に自社の事情に合わせていた記載を行いましょう。
例えば、モデル就業規則67条は次のように定めています。

（懲戒の種類）
第67条　会社は、労働者が次条のいずれかに該当する場合は、その情状に応じ、次の区分により懲戒を行う。
①けん責
始末書を提出させて将来を戒める。
②減給
始末書を提出させて減給する。ただし、減給は１回の額が平均賃金の１日分の５割を超えることはなく、また、総額が１賃金支払期における賃金総額の１割を超えることはない。
③出勤停止
始末書を提出させるほか、　　日間を限度として出勤を停止し、その間の賃金は支給しない。
④懲戒解雇
予告期間を設けることなく即時に解雇する。
この場合において、所轄の労働基準監督署長の認定を受けたときは、解雇予告手当（平均賃金の３０日分）を支給しない。

上記の制裁に関する定めを具体化したもので、就業規則で定めた懲戒処分によって、従業員の行為に対する制裁を行うことになります。

その他の任意的記載事項

任意的記載事項とは、絶対的記載事項および相対的記載事項以外の事項の記載のことをいいます。
就業規則は会社と従業員の関係の基本的な事項を記載するものになるので、就業規則の中で必要的記載事項・相対的記載事項以外でも、基本的なルールとして記載すべきといえるものについては、就業規則に記載します。
主な任意的記載事項としては、次のようなものがあります。

モデル就業規則でも記載があるので、自社の事情に応じて記載をしましょう。
例えば、モデル就業規則70条は次のような規定を置いています。

第70条　労働者は、勤務時間外において、他の会社等の業務に従事することができる。
2.会社は、労働者からの前項の業務に従事する旨の届出に基づき、当該労働者が当該業務に従事することにより次の各号のいずれかに該当する場合には、これを禁止又は制限することができる。
①労務提供上の支障がある場合
②企業秘密が漏洩する場合
③会社の名誉や信用を損なう行為や、信頼関係を破壊する行為がある場合
④競業により、企業の利益を害する場合

この規定は、副業・兼業について会社への届出によって認めつつ、秘密漏洩や競業に関するものについては一定の場合には禁止・制限をするものです。

給与計算のアウトソーシングにはどのようなメリット・デメリットがあるのかを確認しましょう。

給与計算のアウトソーシングのメリット

給与計算のアウトソーシングには次のようなメリットがあります。

リソースの確保が容易

給与計算をアウトソーシングすると、リソースの確保が容易であることがメリットとして挙げられます。
自社で給与計算を行うとなると、給与計算をするための人員の確保が課題となります。
他の業務を兼任している人がかかりきりになるほか、従業員が多く業務が追いつかないような場合には給与計算専門で従業員を雇う必要がありますが、給与計算のためだけの人員確保は容易ではありません。
給与計算アウトソーシングは、こういった給与計算に必要なリソースの確保ができるものといえるでしょう。

最新の法令にも対応してくれる

給与や税金に関する法令は頻繁に改正があります。
人事担当者は、こういった最新の法令への対応も欠かせません。
給与計算アウトソーシングはこれらの最新の法令にも対応しており、法令遵守を徹底して行うことが可能となります。

トータルでかかるコストを下げることができる

給与計算に関するトータルのコストを下げることが可能です。
給与計算のための人員を採用し、教育するにはそれなりのコストがかかります。
また人員だけではなく、給与計算に関するパソコンソフトの導入、維持費などもかかります。
費用だけで考えると割高かもしれませんが、採用や設備の維持などの、トータルでかかる費用を考えるとコストの削減に繋がることが期待できます。

本来の業務に集中することができる

小規模の会社で他の業務と兼任して人事担当をしているような場合には、給与計算のために本来担当している業務について手を空ける必要が発生します。
給与計算アウトソーシングを利用することで、本来の業務に集中することができるというメリットがあります。

給与計算のアウトソーシングのデメリット

一方で、給与計算アウトソーシングには次のようなデメリットもあります。

給与計算に関するノウハウの蓄積ができない

給与計算を外部にアウトソーシングしてしまうと、自社で給与計算をしなくて良くなります。
事務を任せてしまう以上、自社で給与計算に関するノウハウの蓄積ができないというデメリットがあります。
ノウハウがないと、あらためて自社で給与計算を行う場合や、アウトソーシングの会社を変更する必要があるような場合に自社で対応ができなくなる、というデメリットがあるといえます。

給与計算のアウトソーシング先による情報漏洩リスク

上述したように個人情報を渡す以上、情報漏洩のリスクは否めません。
情報管理体制の整ったアウトソーシング先をしっかり選別する必要があります。

人事のすべての業務をアウトソーシングできるわけではない

給与計算アウトソーシングでは業務の範囲に限りがあります。
従業員の勤怠管理や、従業員情報の更新、雇用保険などの手続きについては従来通り人事担当者が行う必要があります。

年度更新を怠った場合のペナルティ

労働保険の年度更新を怠った場合には、政府が確定した保険料・次の概算での納付金を決定して、その金額に10%の追徴金を付して請求することがあります。

労働保険の年度更新における注意点

労働保険の更新における注意点としては次の2点があります。

賃金の該当種類に注意

労働保険の年度更新における注意点の一つは賃金の該当種類についてです。
給与・賃金として支給されるものには、各種の手当などと合わせて様々な種類のものがあります。
そして、給与として支払われる金銭の中には、労働保険において支給された給与・賃金には含まないものがあるので注意が必要です。
給与・賞与・通勤手当のようなものについては、賃金として計算に含まれます。

しかし、役員報酬・傷病手当金・災害見舞金・解雇予告手当などは、賃金として計算に含みません。
また、労働者が立て替えていた交通費・出張旅費・宿泊費の支給も、賃金には含まれません。
支給した額をそのまま申告してしまい、これらを給与に含めてしまうと、保険料を多く支払ってしまうことになるので、注意が必要です。

65歳以上の人を雇用している場合

65歳以上の人を雇用している場合も注意が必要です。
2017年までは65歳以上の人は雇用保険の適用対象ではありませんでした。
そして、2017年からは65歳以上も雇用保険の適用対象となっていましたが、2020年3月31日までは雇用保険料は免除されていました。
2020年4月1日からは、65歳以上の高齢者も雇用保険に加入し、雇用保険料の支払いが必要となります。
最新の情報を確認して手続きを行うようにしてください。

特別条項付き36協定を結んだ場合

仕事によっては、繁閑期があり特定の時期のみ忙しく、上記の時間外労働でも補い切れないこともあります。
そのような特別な事情があり、労使で合意した場合には、労働基準法36条6項で規定されている次の上限時間まで延ばすことが可能です。

です。
なお、36協定の原則の月45時間を超えても良いのは年6回までです。

36協定違反にもペナルティがある

36協定に関する違反をした場合にもペナルティがあります。
上述の行政指導はもちろん、労働基準法119条1号で労働基準法36条6項に違反した場合の刑事罰も同様に定められています。
労働時間に関する会社名で報道されているものの多くが、36協定に違反しての長時間残業なので、やはり違反をしないように細心の注意が必要であるといえます。

給与計算のアウトソーシングにはどの程度の費用がかかるのでしょうか。
どの程度の業務を委託するかにもよるので、給与計算のみを委託する場合と、周辺業務までまるごと委託する場合にわけて検討しましょう。

給与計算のみを委託する場合

給与計算のみを委託する場合には、従業員が10人～50人程度の会社であれば、月額4万円～6万円程度が相場となります。
給与計算だけであれば、給与計算アウトソーシングを受ける会社としても事務作業の負担は大きくないため、この程度の相場で依頼することが可能です。

年末調整や住民税更新の代行も委託する場合

給与計算だけではなく、年末調整や住民税更新の代行も委託する場合、従業員が10人～50人程度の会社であれば、月額10万円～20万円程度になります。
年末調整や住民税の代行も委託する場合には、事務作業も多くなります。
自社の人事担当者にかかる負担が大きく減ることが期待できる反面、倍以上の費用がかかるようなケースもあります。

電子申請の手続

労働保険の年度更新を電子申請で行う場合の手続きは次の通りです。

労災保険の加入に必要な書類は次の通りです

雇用した日の翌日起算してから10日以内に以上の書類を揃えて、労働基準監督署に提出をして手続きを行います。

このページでは給与計算のアウトソーシングについてお伝えしました。
重要な給与計算についての事務負担を減らして、本業への集中が可能となる給与計算のアウトソーシングを上手に利用するようにしましょう。

電子申請を行うメリット

労働保険の年度更新について、インターネットで申請を行う電子申請には、次のようなメリットがあります。



まず、上述したように、申告書を紙で提出する場合、直接労働基準監督署などの機関に出向いて手続きをする必要があります。
電子申請の場合、直接出向く必要はありません。
また、申告書を紙で提出する場合、各種機関の窓口が稼働している時間に出向く必要があります。
しかし、電子申請であれば、自宅やオフィスから24時間いつでも行なえます。
移動時間や費用を節約することが可能といえます。

電子申請に必要なもの

労働保険の年度更新の電子申請に必要なものには次の3つがあります。



まず、電子申請はパソコンで使用するアプリが必要となるので、パソコンが必要です。
インターネットが利用できてもスマートフォン・タブレットでは電子申請はできませんので注意が必要です。
次に、労働保険の年度更新には電子証明書が必要です。
電子証明書とは、電子申請をする際に送信する電子データが原本であること・改ざんされていないことを証明するためにつけられるものです。
電子証明書は認証局で作成しますが、e-Govを利用するにあたって動作確認がとれている電子証明書の認証局は、次のe-Govのホームページに公開されています。

参考：
認証局のご案内｜e-Gov（URL:https://shinsei.e-gov.go.jp/contents/preparation/certificate/certification-authority.html）

さらに、e-Govのアカウントを取得した上で、パソコンにアプリケーションをインストールする必要があります。
アプリケーションはWindows・Macどちらにも対応しています。

電子申請の手続

労働保険の年度更新を電子申請で行う場合の手続きは次の通りです。

賃金集計表を作成する

紙で行う場合と同様に賃金集計表を作成します。

e-Gov電子申請手続検索を利用して「労働保険年度更新申告」を検索する

e-Govの電子申請はとてもたくさんの種類があります。
労働保険の年度更新の手続きのページには、手続検索から「労働保険年度更新申告」と検索すると遷移することができます。

申請書入力画面に必要事項を入力

労働保険年度更新申告の申請書入力画面に必要事項を入力します。
入力したデータと電子証明書を保管します。

保管したデータを送信

保管したデータと電子証明書の送信を行います。

保険料を納付する

送信が終わると保険料の納付に必要な情報が表示されるので、保険料の納付を行います。

市販の電子申請ソフトや労務管理システムで電子申請を行うことも可能

e-Govは外部連携APIを公開しているので、これを使って申請ができる電子申請ソフトや労務管理システムが市販されています。
これらを用いて労働保険の年度更新をすることも可能です。

このページでは労働保険の年度更新についてお伝えしました。
労働者を雇用していると手続きが必要となる労働保険は年度更新が必要で、適切に行わなければペナルティを課せられることもあります。
適切に行えるよう不明点がある場合には専門家に相談するようにしましょう。

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